Pada post kali ini, saya akan membahas
mengenai Cara Mengolah Query pada Microsoft Access. Saya menggunakan Microsoft
Access 2013. Langkah pertama bukalah Microsoft Access, contoh di bawah ini
merupakan icon Microsoft Access yang terdapat pada dekstop.
Setelah
Microsoft Access dibuka, maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini
Setelah
muncul tampilan seperti ini, pilihlah Blank Desktop Database. Kemudian akan
tampil perintah untuk memberi nama database anda seperti yang tampak pada
gambar dibawah ini
Setelah
itu pilih Create, kemudian akan masuk pada tampilan Microsoft Access. Pembahasan diatas mengenai langkah awal memulai menggunakan Microsoft Access. Pada pembahasan selanjutnya langsung pada QUERY, terdapat tampilan Query seperti gambar dibawah ini.
Untuk melanjutkan dalam proses pengolahan Query maka langkah selanjutnya pilih Design View yang terdapat
dalam View, yang tertampil seperti gambar di bawah ini
Kemudian
akan muncul tampilan pada Design View seperti gambar dibawah ini. Setelah itu,
mulailah tahap untuk mengolah Query. Di dalam query, Anda dapat menambahkan
field baru dengan rumus atau fungsi- fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam
database. Pengolahan query terdiri dari :
1. Menambah Field dengan Rumus (Formula)
Sebagai
contoh, Anda dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara
HARGA dikalikan UNIT yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL
HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang tampak di bawah ini.
Setiap
setelah rumus dimasukkan maka pilihlah icon yang bertuliskan RUN untuk
memunculkan tabel diawal tadi. Seperti tampak pada gambar dibawah ini
Maka
akan muncul tabel yang telah ditambahkan tadi. Akan tampak seperti gambar
dibawah ini
Kemudian
tambahkan field baru dengan contoh DISKON
: [5%]*[TOTAL HARGA]
Pilih RUN
dan akan tampil kolom dengan fild baru seperti gambar di bawah ini
2. Fungsi
Logika
Dengan
operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu
pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False). Dalam
fungsi logika terdapat Ekspresi atau Pernyataan Logika yang berfungsi untuk
menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi
(operator pembanding). Yang termasuk operator relasi yang sering digunakan di
dalam pernyataan logika, diantaranya adalah sebagai berikut :
Operator
Relasi (Artinya)
=
(Sama dengan)
<
(Lebih kecil)
>
(Lebih besar)
<=
(Lebih kecil atau sama dengan)
>=
(Lebih besar atau sama dengan)
<>
(Tidak sama dengan)
Selain
pengujian fungsi-fungsi logika dengan menggunakan operator relasi, Anda juga
dapat memanfaatkan operator logika, di mana operator ini akan menentukan
hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di dalam penggunaannya, fungsi logika
sering digunakan bersamaan dengan fungsi yang lainnya.
a. Fungsi
Logika AND
Kembali
lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan
rumus DISKON AVANZA : IIf([NAMA
MOBIL]="AVANZA" And [UNIT]>=10;0,05;0)*[TOTAL HARGA]
Pilih
RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini
b. Fungsi
Logika OR
Kembali
lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan
rumus HARGA SATUAN : IIf([NAMA
MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA MOBIL]="JAZZ";150000000;0)
Pilih
RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini
c. Fungsi
Logika IIF
Fungsi
logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua)
fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.
1) Fungsi
Logika IIF Tunggal
Kembali
lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan
rumus BONUS : IIf([UNIT]>=15;”HONDA
VARIO”;”SEPEDA GUNUNG”)
Pilih
RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini
2) Fungsi
Logika IIF Majemuk (IIF Nested)
Kembali
lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan
rumus DISKON MAJEMUK: IIf([TOTAL
HARGA]>=2500000000;0,2;IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000;0,15;IIf([TOTAL HARGA]>=1500000000;0,1;IIf([TOTAL
HARGA]>=1000000000;0,05;0))))*[TOTAL HARGA]
Pilih
RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini
3.
Fungsi String
Fungsi Teks (String) yang sering
disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi- fungsi yang dapat digunakan
untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf
(alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric),
serta karakter-karakter khusus. Fungsi string terdiri dari :
a. Fungsi
Left
Kembali
lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan
rumus LEFT: Left([NAMA MOBIL];3)
Pilih
RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini
b. Fungsi
Right
Kembali
lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan
rumus RIGHT: Right([NAMA MOBIL];3)
Pilih
RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini
c. Fungsi
Mid
Kembali
lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan
rumus MID: Mid([NAMA MOBIL];3;1)
Pilih
RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini
4.
Kombinasi fungsi Logika IF dengan
fungsi String (Left, Right, Mid)
Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah
fungsi Logika IF dan fungsi String. Artinya untuk memecahkan permasalahan
diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi
lainnya, misal fungsi string/teks.
Contoh kombinasi fungsi logika IF
dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID)
Buatlah Tabel Baru dengan nama Rental,
dan tampilan pada design view akan tampak seperti gambar dibawah ini. Isikan sesuai
dengan gambar dibawah ini
Kemudian isilah data seperti gambar
dibawah ini
Buat File Query dengan nama QUERY
RENTAL, seperti gambar dibawah ini
Bukalah QUERY RENTAL pada tampilan design view, kemudian tambahkan field
Jenis Film dengan rumus JENIS FILM :
IIf(Right([KODE];1)="V";"VCD";"DVD")
Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan
field baru seperti gambar dibawah ini
Tambakan field Kategori Film dengan rumus KATEGORI FILM :
IIf(Mid([KODE];3;1)="A";"ACTION";IIf(Mid([KODE];3;1)="C";"CARTOON";IIf(Mid([KODE];3;1)="D";"DRAMA";"KOMEDI")))
Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan
field baru seperti gambar dibawah ini
Tambakan field Tahun Beli baru dengan
rumus TAHUN BELI :
IIf(Left([KODE];2)="10";2010;IIf(Left([KODE];2)="11";2011;2012))
Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan
field baru seperti gambar dibawah ini
5.
Menghitung Total dalam Query
a. Tampilan harus dalam keadaan
Datasheet View
b. Pada group Records, klik ∑Totals, hingga muncul di bawah baris New,
muncul Totals.
c. Pilih field mana yang akan Anda
jumlahkan, misal HARGA. d. Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda
hitung, misal SUM. Maka secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk
menjumlahkan field-field yang lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi
Sum.
6.
Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total
Anda dapat membuat kalkulasi Total
sesuai dengan kriteria yang diinginkan, dengan syarat Total-nya masih
aktif. Misal : Jumlahkan semua kendaraan
yang NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut
:
a. Tampilan harus dalam keadaan Design
View
b. Pada baris Criteria, kolom field
NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada baris Or, kolom field NAMA MOBIL,
ketikkan XENIA.
c.
Pilih RUN dan akan ditampilkan seperti gambar dibawah ini
Dan itulah rumus-rumus dalam mengolah query, semoga bermanfaat :))
