Alat komunikasi kantor merupakan salah satu peralatan yang sangat dibutuhkan pada saat ini. Peralatan ini memudahkan tiap pegawai berkomunikasi dengan pegawai lainnya. Atau perusahaan berkomunikasi dengan perusahaan lainnya. Karena sangat pentingnya alat komunikasi ini berada di kantor, maka tak jarang setiap kantor memiliki lebih dari satu jenis alat komunikasi. Hal ini dikarenakan perusahaan tidak ingin kehilangan pelanggan hanya karena komunikasi yang tidak lancar. Hal ini juga berlaku pada pimpinan terhadap karyawannya.
Jenis peralatan komunikasi kantor sangat beragam dan terus berkembang pesat. Seperti contohnya, pada zaman dahulu komunikasi dilakukan dengan menggunakan sarana surat menyurat namun semakin berkembangnya teknologi maka surat beralih fungsi menjadi surat elektrik atau email. Maka dalam hal ini akan dijelaskan beberapa alat komunikasi kantor.
1. Surat
Surat merupakan alat komunikasi kuno yang masih dipakai hingga saat ini. Walau pun peran surat semakin tergusur karena perkembangan teknologi, namun surat masih dipandang perlu untuk digunakan. Pada saat ini surat sering dibutuhkan untuk mengaarkan informasi yang bersifat penting dan rahasia.
Surat memiliki beberapa fungsi, adapun fungsi dari surat dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Sebagai wakil dan pengirim surat (wakil instansi)
Surat bisa dikatakan sebagai uta bagi sebuah organisasi, dalam hal ini surat bisa menujukkan “kepribadian” suatu kantor. Hal ini dapat dilihat dari bahasa yang digunakan, kerapian hasil ketikan, tata bahasa, bahkan amplop suratpun dapat “berbicara” menjelaskan jati diri kantornya kepada pihak yang dituju. Maka selayaknya pegawai harus bisa menulis surat dengan menguasai seluk beluk pembuatan surat.
b. Sebagai bahan pembukti
Surat dari suatu instansi juga dapat menjadi bukti bahwa kita pernah menjalin komunikasi kepada pihak lain, untuk itu ketika ada surat masuk atau surat keluar maka perlu dicatat dengan baik menggunakan buku agenda.
c. Sebagai
pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah
Sering
sekali komunikasi secara resmi antar instansi menggunakan surat, surat
menjadikan informasi yang terkandung didalamnya menjadi pegangan bagi instansi
bawahan.
d. Sebagai
alat pengukur kegiatan instansi
Semakin
banyak arus surat masuk dan keluar pada suatu kantor maka dapat menjadi tolak
ukur banyaknya kegiatan yang dilakukan suatu instansi.
e. Sebagai
sarana untuk memperpendek jarak
Tujuan utama
dari komunikasi via surat adalah memperpendek jarak. Walaupun saat sudah banyak
alat komunikasi lain namun surat masih memiliki peranan penting dalam komunikas
jarak jauh suatu kantor, apalagi dengan adanya surat elektronik (email).
Selain itu, surat dapat dibedakan menurut jenisnya,
yang akan diuraikan sebagai berikut :
a. Menurut sifatnya surat dibedakan menjadi :
1) Surat pribadi (prive)
Yaitu surat
yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi ini dibedakan menjadi
dua yaitu surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan (surat perkenalan, surat
untuk orang tua, kakak, dsb), Surat pribadi yang bersifat setengah resmi (surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin tidak masuk
sekolah, dsb). Surat pribadi ini biasanya menggunakan gaya bahasa sangat
personal, bebas, tidak resmi serta boleh menggunakan bahasa sehari-hari; Tidak
ada sistematika penyusunan surat yang baku; Pesan, amanat dan isi surat sangat
beragam. Tergantung mood atau keperluan si pembuat; Tidak memerlukan kop surat
dan aturan penulisan surat resmi lainnya. Manfaat menulis surat pribadi yaitu pesan
dapat tersampaikan meskipun jarak jauh, mempererat tali persaudaraan, sarana
latihan menulis efektif
2) Surat niaga
Yaitu surat yang dibuat oleh badan usaha atau
perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga. Surat niaga dibedakan menjadi Surat permintaan penawaran, Surat penawaran, Surat pesanan, Surat
pengiriman barang, Surat pengakuan penerimaan pembayaran, Surat pengaduan, Surat
keberatan, Surat permintaan penangguhan pembayaran, Surat tagihan, Surat edaran,
Surat promosi penjualan, Surat telegram dan penegasannya.
3) Surat Dinas
Yaitu surat yang dibuat oleh instansi pemerintah
yang berisi menyangkut soal kedinasan. Surat dinas dapat dibedakan menjadi surat dinas swasta (surat penugasan, surat penelitian,
surat pemberhentian), surat dinas pemerintah (surat perintah tugas, surat
perjalanan dinas, surat teguran). Surat ini biasanya ditulis dengan bahasa yang
formal, singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.
b. Menurut
wujudnya
Menurut
wujudnya surat dibedakan menjadi Kartu pos, Warkat
pos, Surat bersampul, Nota, Memorandum, Telegram, Telex
2. Telepon
Telepon merupakan alat komunikasi kantor yang sering digunakan untuk
menghubungi relasi atau langganan di luar perusahaan tersebut. Telepon berasal dari kata tele yang berarti jauh dan phone yang artinya suara berhubungan. Jadi dapat dikatakan
bahwa telepon adalah alat untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak
lainnya dan berjarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
a. Telepon IP
Telepon IP
(Internet Protocol) merupakan telepon teknologi baru yang menggunakan protokol
internet dalam pengoperasiannya. Telepon IP ini dapat digunakan untuk
memindahkan hubungan dalam hal mengganti suara, mengirim fax, paket video, dan
bentuk penyampaian informasi lainnya yang telah digunakan pada sistem telepon
terdahulu. Telepon IP menggunakan koneksi internet untuk mengirimkan data.
Dalam perkembangannya, layanan telepon IP akan bekerja sama dengan perusahaan
telepon lokal, provider jarak jauh seperti AT&T, perusahaan TV cabel,
Internet Service Providers (ISPs), dan operator layanan wireless.
b. Telepon Konfrensi
Panggilan
konferensi (bahasa Inggris: Conference call) adalah istilah yang digunakan
untuk panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon
dalam waktu bersamaan. Conference Call memungkinkan pengguna telepon yang
berbeda lokasi untuk berkomunikasi dan bertukar informasi. Conference Call
dapat diatur sedemikian rupa sehingga pihak yang ditelepon dapat berpartisipasi
saat panggilan telepon dilakukan atau hanya mendengarkan percakapan dan tak
bisa ikut berbicara. Conference Call seringkali disebut ATC (Audio
Tele-Conference).
c. Video Confrence
Conference
call kini juga bisa menggunakan iPod dan jejaring sosial, yang menjadi bagian
dari perkembangan jenis baru dalam interaksi. Video streaming atau penyiaran
dari conference call memungkinkan audiens yang lebih luas untuk mengakses
panggilan tanpa harus memencet nomor telepon menuju bridge. Saat menggunakan
teknologi video conference, penelpon dapat saling melihat wajah masing-masing
melalui layar televisi dan mendengar satu sama lain melalui sistem pengeras
suara. Namun, kekurangannya biaya untuk menggunakan video conference tergolong
lebih mahal karena peralatan yang digunakan. Jika peralatan tidak berkualitas
tinggi, maka kelancaran video streaming menjadi tersendat-sendat bahkan
tertunda.
3. Handphone
Handphone atau telepon genggam merupakan generasi baru
dari telepon, jika telepon hanya digunakan pada kantor atau rumah, maka maka
alat komunikasi portable yang bebas digunakan dimana pun mutlak diperlukan.
Handphone wajib diguakan karena untuk mengantisipasi kegiatan pegawai yang
semakin sibuk bahkan sampai ke luar ruangan.
Selain berfungsi untuk melakukan dan menerima
panggilan telepon, ponsel umumnya juga mempunyai fungsi pengiriman dan
penerimaan pesan singkat. Ada pula penyedia jasa telepon genggam di beberapa
negara yang menyediakan layanan generasi ketiga (3G) dengan menambahkan jasa
videophone, sebagai alat pembayaran, maupun untuk televisi online di telepon
genggam mereka. Saat ini dalam perkembangan handphone, Indonesia mempunyai
dua jaringan telepon nirkabel yaitu sistem GSM (Global System for Mobile
Telecommunications) dan sistem CDMA (Code Division Multiple Access). Dan badan
yang mengatur telekomunikasi seluler Indonesia adalah Asosiasi Telekomunikasi
Seluler Indonesia (ATSI)
Ponsel dapat
dibedakan berdasarkan fungsinya, yaitu :
1) Ponsel
Bisnis
Ponsel jenis
ini telah memiliki kemampuan yang tergolong ponsel pintar (smartphone). Beragai
aplikasi bisnis terdapat dalam ponsel ini dan dapat membuat pekerjaan kantor
anda dapat dilihat dan dikerjakan dalam sebuah ponsel.
2) Ponsel
hiburan
Ponsel jenis
ini merupakan ponsel berjenis multimedia, dimana semua aktivitas yang
berhubungan dengan musik, seni, foto, sosial dan lainnya dapat anda atasi
dengan sebuah ponsel.
3) Ponsel
fashion
Ponsel jenis
ini lebih banyak mengandalkan tampilannya, dan dapat membuat pemiliknya sangat
puas meskipun dengan fitur yang terkesan sederhana. Tetapi dibalik itu semua,
sebuah ponsel fashion dapat berharga berkali-kali lipat dari harga ponsel
tercanggih.
4) Ponsel
standar
Ponsel jenis
ini untuk anda yang menginginkan ponsel yang simpel, fitur yang disematkan
dalam ponsel ini merupakan fitur inti, tanpa teknologi baru yang ditambahkan.
4. Email
Email
merupakan surat yang diketik dan dikirim secara elektronik. Bersama handphone
email menjadi alat komunikasi kantor yang sangat efisien. Email dapat mengirim
surat dengan mudah, murah, cepat, dan dapat mengirim dalam jumlah yang banyak
secara bersamaan. Email dapat digunakan di berbagai teknologi yang memiliki
jaringan koneksi internet.
E-mail
merupakan jenis program yang dapat mengirim surat, gambar, suara dan video
secara bersamaan dan dalam waktu yang singkat dengan biaya yang murah. Terdapat
dua jenis alamat E-Mail yang paling sering digunakan di dunia maya, email
tersebut berasal dari GOOGlE dengan ekstensi @gmail.com dan YAHOO dengan
ekstensi @ymail.com.
Kelebihan
dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat elektronik), yaitu Informasi
lebih cepat diterima oleh orang yang dituju, Biaya relatif lebih murah
dibandingkan melalui jasa kurir atau pos, Umpan balik (feedback) dapat
dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan, Dapat mengirimkan
gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik, Dokumen
bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy.
Kekurangan
dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail, yaitu Hanya bisa diakses oleh
orang yang mempunyai fasilitas internet, Hanya bisa diakses oleh orang yang
mengerti tentang internet, Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses
mengakses menjadi lamban, Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus, Ketergantungan
pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi.
5. Faximile
Faximile atau sering disebut fax merupakan alat
komunikasi yang dapat mengirimkan "copian" surat dengan mudah.
Faximile menggabungkan kombinasi telepon dan surat. Cara kerja faximile adalah
dengan men-scan surat yang sudah dicetak kemudian mengirimkan file hasil scan
tersebut kepada mesin fax yang dituju.
Faximile memiliki fungsi untuk mengirim informasi atau
dokumen ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan, untuk menerima
informasi dari berbagai tempat. Apabila mesin faksimile itu dilengkapi dengan sistem
memori, maka faksimile dapat difungsikan untuk menyimpan dokumen sampai
dengan beberapa lembar, mencetak sampai beberapa lembar kopi, dan menyimpan berbagai
alamat.
Keuntungan menggunakan faksimile adalah memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jels, waktu
yang lebih cepat, data yang akurat,
hemat tenaga dan biaya, pengoperasiannya lebih
praktis, sehingga setiap orang dapat menggunakannya.
6. Intercom/Aiphone
Intercom merupakan singkatan dari inter comunication.
Intercom sangat dibutuhkan di perusahaan yang memiliki unit bagian yang banyak.
Cara kerja intercom sama seperti telepon, yang membedakannya adalah pada
intercom tidak memerlukan sambungan telepon berbayar (tidak terkena biaya).
Sehingga penggunaanya sangat hemat.
Selain
keenam alat komunikasi kantor diatas, terdapat juga alat komunikasi lainnya
yang dapat juga digunakan untuk melakukan hubungan komunikasi dengan pihak lain
seperti Radio, Televisi, Majalah, Koran, ataupun Media Sosial (Facebook,
twitter, dll). Namun penggunaan media lainnya tidak atau belum berpengaruh
banyak terhadap perkembangan komunikasi di kantor.
Refrensi :
Dino,
Anugerah. ”Alat Komunikasi Kantor”. 1 April 2015. http://anugerahdino.blogspot.com/2015/02/alat-komunikasi-kantor.html.
Dino,
Anugerah. ”Pengertian dan jenis-jenis surat”. 1 April 2015. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/03/sekilas-tentang-surat-menyurat.html
Dino,
Anugerah. “Telepon dan Perkembangannya”.
1 April 2015. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/09/telepon-dan-perkembangannya.html
Dino,
Anugerah. “Jenis dan fungsi telepon”. 1 April 2015. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/09/jenis-dan-fungsi-telepon-seluler.html
Dino,
Anugerah. “Kelebihan dan Kekurangan Email”. 1 April 2015. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/08/kelebihan-dan-kelemahan-e-mail.html
Dino, Anugerah. “Cara Menggunakan Faximile”. 1 April 2015. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/09/mesin-komunikasi-faximile.html
Informasi yang bagus dan bermanfaat..
Terima kasih.....
Jangan lupa kunjungi halaman ini
http://mesinantrianmakingsolution.blogspot.co.id
http://alatskpberkualitas.blogspot.co.id
--------------------------
IT Marketing
PT Cendana Teknika Utama
0813 1020 7780
Kepada YTH
Bag. Import Dept
Dengan Hormat,
Bersamaan dengan ini perkenalkanlah Kami dari PT.PRESSTI ASIA INDONESIA Yang begerak dibidang Jasa Export –Import Door To Door
Kami Adalah Spesialis Dalam Pengiriman Barang Ekspor Dan Impor Dengan Layanan ‘Door To Door Service’. Melalui Layanan Ini Kami Akan Mengangkut Barang Mulai Dari Pintu Sipengirim Sampai Ke Pintu Sipenerima Barang. Anda Dapat Memanfaatkan Layanan Kami Dengan Harga Terjangkau Karena Kami Menawarkan Harga Yang Kompetitif Serta Dikombinasikan Dengan Layanan Transportasi Cepat Ke Dan Dari Berbagai Negara Di Dunia Dan Barang Tersebut Akan Kami Antar Sampai Ke Door Tempat Bapak.
(Sudah termasuk Pajak Impor,Freight dan Biaya Lainnya)
Pelayanan Utama:
- Jasa Export Import Door To Door/
Borongan
- Door To Door Service
- Domestic Service
- Customs Brokerage–Custom Clearance
- Under Name
- Import Sea Freight Dan Air Freight Service
- Export Sea Freight Dan Air Freight Service
mengenai biaya pembayaran akan kami tagih setelah barang sudah sampai ketempat
Demikianlah penawaran jasa yang Kami ajukan semoga menjadi bahan pertimbangan bagi Bapak / Ibu untuk menjadi mitra Kami
Moto Kami : Kesuksesan Anda menjadi Kesuksesan Kami, Solusi Kami menjadi kepercayaan Anda.
Terimakasih
Hormat kami,
FADHIL PRATAMA
PT. PRESSTI ASIA INDONESIA
Jln.Raya Lenteng Agung Kav 22 No.20 Jakarta Selatan.
Hp : 0821-1020-3897
BBM : D266847A
Tlpn :021-7888 6569
Fax :021-7888 6594
Email: fadhil.pt.pressti@gmail.com