Niken Indriana: Perkembangan Teknologi Perkantoran

Unknown

Di era globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan teknologi perkantoran sangat di butuhkan. Terutama pada pekerja profesional, dalam hal ini mereka selalu memakai peralatan perkantoran untuk membantu menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan mereka. Penggunaan dari alat-alat perkantoran tersebut juga tidak bisa sembarangan, di butuhkan keterampilan kusus dan kemauan untuk meningkatkan pengetahuan serta keterampilan dalam hal mengoprasikan peralatan perkantoran sebagai alat bantu kerja.

Perkembangan teknologi perkantoran yang sangat pesat maka menimbulkan beberapa dampak, berdampak negatif ataupun positif merupakan sesuatu hal yang tidak bisa kita tolak kehadirannya. Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat serta perlatan (mesin) kantor yang digunakan semakin canggih, maka hal ini dapat mempengaruhi efisiensi kerja (Job Efficiency). Maka dengan perkembangan ini kita semestinya bisa menggunakan dan memanfaatkan dengan baik, tepat, serta cepat, agar dalam penggunaan alat kantor ini kita memiliki keterampilan yang optimal dan menggunakannya sesuai fungsinya masing-masing.

1. PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI

Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (Office Work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work), (dalam Drs. Soewarno Handayanigrat, 1990: 2).

Sedangkan menurut M.K Alamsyah (1991: 15) administrasi memiliki arti sebagai rangkaian kegiatan seperti mencatat, mengklasifikasi, mengelolah, menggandakan, mendistribusikan dan menyimpan data/informasi untuk tujuan tertentu.

Jika kita lihat dari dua pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa dengan adanya teknologi perkantoran maka semua pekerjaan kantor akan menjadi efektif dan efisien serta membuat semua informasi menjadi semakin ringkas, akurat dan dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah pula. Semua ini akan memudahkan manajemen puncak untuk mengambil keputusan.

Saat ini, manajer administrasi memiliki masalah lebih besar yang harus dihadapi, hal ini dikarenakan teknologi baru meningkat, semakin pesat dan akan menimbulkan perubahan yang cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yang lebih baru. Perubahan teknologi ini dapat mempengaruhi setiap industri dan gagasan inovatif diperlukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan efektif. Oleh sebab itu, manajemen kantor yang terdiri dari pelayanan perolehan informasi, perekaman dan penganalisasian informasi, pelayanan perencanaan dan pelayanan komunikasi harus digunakan untuk memacu urusan perkantoran.

Institut Of Administrative Management (dalam Manajemen Perkantoran Modern karangan Mills, Standingford, Appleby; 1991: 6-7) mendefinisikan “manajemen kantor” adalah seni membimbing personal kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditetapkan. Sarana yang dimaksudkan disini adalah semua fasilitas/mesin-mesin/peralatan perkantoran, baik itu yang mekanik/ manual atau listrik. Berkat adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini maka fasilitas, mesin-mesin, serta peralatan perkantoran saat ini ada yang bersifat elektronik. Selanjutnya yang jenis elektronik ini akan berkembang dan bersaing kembali dengan semakin pesat.

Dari uraian di atas, dapat kita tau bahwa peranan teknologi perkantoran dalam proses pengelohan data/informasi saat ini adalah efisiensi kerja yang menyangkut produktivitas. Hal ini akan terjadi jika kita selalu mengikuti/menggunakan perangkat rekayasa teknologi modern, seperti penggunaan perangkat komputer dan sejenisnya. Oleh karena itu sebelum menggunakan peralatan perkantoran maka kita harus terlebih dahulu menggetahui tentang bagaimana cara mengoprasikannya.

2. DAMPAK POSITIF DAN DAMPAK NEGATIF PERKEMBANGAN TEKOLOGI PERKANTORAN

Dengan adanya perkembangan teknologi perkantoran yang semakin pesat maka timbullah beberapa dampak negatif dan dampak positifnya. Dampak-dampak tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

Dampak Positif :

Adapun dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap :
a) Tenaga Penggeraknya :

1) Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat

2) Disiplin dan gairah kerja naik.

3) Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan.

4) Pendapatan tenaga kerja meningkat.

b) Prosedur Kerja :

1) Semakin mudah

2) Semakin lancar

3) Semakin sederhana (singkat)

4) Efisiensi kerja (semakin selesai)

c) Hasil Kerja :

1) Kualitas produk meningkat.

2) Kuantitas produk meningkat.

3) Standar mutu tertentu terpenuhi.

4) Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.

Dampak Negatif

Adapun dapak negatif dari perkembangan teknologi perkantoran, yaitu :

1) Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.

2) Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).

3) Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.

4) Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. (MK. Alamsyah, 1991: 17-18).

3. JENIS MESIN KANTOR

Ada beberapa jenis mesin kantor, dilihat dari :

1) Tenaga Penggeraknya :

a. Mesin Manual, yaitu mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia

b. Mesin Listrik, yaitu mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik.

2 2) Cara Kerja Komponennya :

a. Mesin Mekanik, yaitu mesin yang rangkaian komponennya hanya bergerak pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakan secara manual dan ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.

b. Mesin elektronik, yaitu mesin dengan rangkaian komponen elektronik. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan tenaga listrik.

3) Fungsinya :

a. Mesin pencatat data/informasi: